Proses administrasi dokumen kontrak hibah di LLDikti Wilayah III dimulai dari pengumuman pemenang oleh DPPM/Dirjen, pengisian borang kontrak oleh perguruan tinggi, penyusunan dan penandatanganan kontrak, hingga pengambilan dokumen kontrak. Setelah itu dilakukan pencairan dana hibah dalam dua tahap (20% dan 80%) dengan persyaratan administrasi masing-masing, dan diakhiri dengan proses pengarsipan kontrak oleh LLDikti Wilayah III.