- Surat permohonan dari Pimpinan Perguruan Tinggi ditujukan ke Kepala LLDikti Wilayah III, yang berisi nama peneliti, judul, kegunaan barang, nama pemberi hibah, serta tujuan pabean masuknya barang;
- Lampiran daftar rincian barang;
- Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTKM) dari Pimpinan Perguruan Tinggi;
- Surat keterangan permberian dari pemberi (jika hibah);
- Dokumen pendukung lainnya (seperti kontrak kerjasama, proposal penelitian, dsb)