Untuk memudahkan teknis administrasi pendaftaran, diinformasikan agar PTS pengusul menyerahkan softcopy berupa dokumen fisik yang di pindai(scan). Adapun dokumen fisik yang dipindai tersebut adalah poin nomor 3, 4, 5, dan 8 pada Lembaran Cek List yang terdapat pada pengumuman Alokasi Kuota Sertifikasi Dosen PTS Th. 2009.
